Sidney Lima Filho, CEO da Reserve
Relatório manuais, planejamentos de viagens, reembolsos e diversos processos burocráticos e confusos dentro de uma empresa podem gerar aumento de despesas e desperdício de tempo e produtividade. É o que apontou Sidney Lima Filho, CEO da Reserve, em seu painel “Gestão de despesas corporativas, muito além da ida e da volta”. A palestra apresentou soluções e tendências na gestão de despesas corporativas. Cada relatório custa em média US$ 58. É um tempo desperdiçado. Se houver retrabalho, como acontece em 19% das vezes, o valor dobra, adicionando US$ 52 ao custo médio”, enfatiza o CEO.
Lima Filho ainda destacou que aproximadamente 80% dos relatórios de prestação de contas são manuais, sendo que 41% destes são formulários escritos à mão. De acordo com a pesquisa apresentada pelo executivo, mais da metade dos processos exigem um gasto entre uma e duas horas para preenchimento. “Automatizando o processo, as empresas conseguem gerar uma economia de 24%”, esclarece.
Outro fator apontado é o alto número de fraudes. “O cargo com maior casos de relatórios indevidos são os mais altos, de gerentes, gestores e diretores. Eles são responsáveis por 27% das fraudes. Destes, 75,6% das solicitações são de reembolsos abusivos”, pontua.
O executivo afirmou que um dos maiores problemas de despesas em excesso está relacionado às políticas das empresas. “Aproximadamente 11% dos bilhetes são alterados ou reemitidos, gerando aumento do preço. Isso pode ser contornado. Na maioria das vezes uma tarifa mais cara, com um upgrade, possibilita trocas gratuitas ou mais baratas. Será que a política da menor tarifa é a melhor tarifa?”, questiona Filho, que completa que o problema de comunicação pode ser um agravante. “Muitos colaboradores não sabem qual a política da empresa”.
Assim o executivo elaborou 10 soluções que ajudam a reduzir os custos. Confira abaixo:
- Escreva políticas de despesas de viagens de forma clara, objetiva e de fácil acesso aos colaboradores;
- O processo de adiantamento, reembolso e pagamento deve ser simples e rápido. Agilizando o processo de recebimento dos relatórios;
- Permita que o colaborador possa reportar as despesas em qualquer momento e de qualquer lugar para que não tome tempo dentro da empresa;
- É preciso que os gestores se envolvam no processo, conhecendo a política da empresa a fim de fornecer consultoria aos colaboradores;
- É importante que os pagamentos, reembolsos e adiantamentos sejam realizados no dia prometido. Muitos funcionários não têm dinheiro pessoal disponível para gastar em uma viagem da empresa.
- Busque outras ferramentas além de planilhas e formulários
- Toda despesa deve ter uma pré-aprovação, desestimulando adiantamentos e altas despesas injustificáveis;
- Automatize o processo de conciliar faturas, usando formas de pagamentos inteligentes.
- Torne o envio de relatórios de despesa mais fácil e de qualquer local
- Faça uma auditoria nos processos e relatórios de despesas, para saber se os gastos não foram abusivos ou se os pagamentos foram realizados no tempo correto.
