Empresa traz novo conceito de guarda de documentos com equipe integrada para identificar período obrigatório de guarda, necessidades de acesso e transformação do físico em digital
A e-Box, especializada na guarda de documentos físico e digital com tecnologias de automatização, traz para o mercado sistemas inteligentes que interagem com o cliente. Criada em 2015 pelos sócios Marcelo Araújo, Roberto Gonçalves, Rodrigo Gioza e Marcelo Lisboa, a empresa iniciou sua operação já com a tecnologia RFID (Rádio Frequency Identification), para rastrear automaticamente caixas e documentos por meio de chip integrado à plataforma eBox, trazendo agilidade e assertividade ao processo.
O conceito da eBox resume-se em ir além da tradicional dinâmica da guarda documental. Ela analisa o documento, verifica pendências de informações, identifica período obrigatório para expurgo do físico determinado por lei, condição física do papel, possibilidade de transformá-lo em digital com validade jurídica, criação do arquivo digital com tecnologias avançadas de segurança e o correto armazenamento em galpões de última geração.
Com especialistas do ramo jurídico, logístico, administrativo e de TI, a proposta da empresa é enxergar a origem do documento, necessidade atual e como ele será útil no futuro. Após isto, a eBox elabora a guarda da documentão física e digital alinhando eficácia à necessidade específica de cada empresa, de acordo com a sua metodologia de processos. Entre os destaques da empresa está a plataforma eBox que interage com o cliente e seus sistemas legados, por meio de notificações via e-mail, para evitar possíveis extravios. Assim a empresa auxilia os clientes a deixarem a informação completa, evitando transtornos em casos de solicitação emergencial de qualquer certificação.
Além disto, há também uma preocupação complementar mesmo quando o documento está sob a responsabilidade do cliente. Quando o dado é solicitado e não retorna dentro do prazo previsto o software eBox envia um aviso por e-mail sinalizando a pendência para todos os responsáveis pelo processo. “O nosso objetivo é garantir a organização e segurança de toda a remessa documental física, prevenindo possíveis extravios. Queremos ganhar a confiança dos nossos clientes mostrando que realmente estamos acompanhando e monitorando toda a movimentação dos documentos pertinentes à companhia. Assim, eles conseguem dar total atenção ao core business do negócio com a segurança de que o coração da empresa, a informação, é gerenciada por uma organização qualificada e que atua com as melhores tecnologias do setor”, conclui Marcelo Araújo, fundador da e-Box.
Infraestrutura moderna com profissionais experientes
Este é o conceito da eBox que alia infraestrutura moderna e tecnologias inovadoras a profissionais com mais de 10 anos de experiência de mercado. Visionários, os sócios identificaram alguns gaps vistos com maior frequência no mercado e assumiram o desafio de criar a eBox, com proposta de ser a empresa mais completa do mercado. Segundo Marcelo Araújo, sócio e diretor comercial, entre os gaps vistos com frequência, estão: as dificuldades de transferência de serviços quando o cliente opta pela substituição da empresa; galpões distantes de SP que acarretam em maior tempo para o recebimento do documento original e perda da certificação por parte do cliente, quando este solicita o material e não providencia o retorno para a empresa de GED.
A fim de evitar estes contratempos, a eBox planejou suas estanterias para receber diversos padrões de caixas existentes no mercado. Isto permite assumir serviços de outras companhias sem grandes burocracias, de forma rápida e com custo reduzido de migração inicial. Outro ponto para se esquivar destes gaps, é a infraestrutura da empresa que também foi pensada para oferecer uma logística ágil e acessível. O galpão eBox, com 2.500 m², está localizado na Rodoanel Mário Covas, principal interligação entre as 10 mais importantes rodovias estaduais e federais. Desta forma, quando há urgência na solicitação do documento original, em casos de processos judiciais por exemplo, o serviço é prestado com agilidade e total sincronia à necessidade do cliente.
Já para evitar a perda do documento, mesmo quando o dado está sob a responsabilidade do cliente, implantamos no software eBox a função de aviso por e-mail sinalizando a pendência para os responsáveis pelo processo. “O nosso objetivo é realmente controlar e administrar a informação de forma efetiva. A vida do empresário brasileiro é bastante corrida e muitas vezes eles pedem o documento original, mas esquecem de providenciar a devolução. Criamos está função exatamente para eliminar qualquer tipo de lapso no arquivo e assim manter o histórico da empresa, não só digitalizado e organizado, mas sem nenhum tipo de irregularidade documental”, conclui Araújo.
